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IDD-Beratungsdokumentation und Maklervollmacht

tranmaris erfasst die Beratung eines Maklers strukturiert — Erstinformation, Wunsch- und Bedarfserhebung, Beratungsprotokoll mit begründeter Empfehlung, bei Bedarf Beratungsverzicht — und archiviert sie als PDF in der Kundenakte. Der Maklerauftrag wird über einen persönlichen Link digital unterschrieben; die Unterschrift wird mit Zeitpunkt und Prüfsumme des versiegelten PDFs nachgewiesen.

Was die Beratungsdokumentation erfasst

Erstinformation

Statusbezogene Information des Maklers an den Kunden, aus dem Maklerprofil des Hauses erzeugt (Firma, Register, Aufsicht, Vergütung, Beteiligungen, Ombudsmann).

Wunsch- und Bedarfserhebung

Bedarfsangaben je Kunde, ergänzt um Felder der Sparte: Maschinenbruch, KFZ, Transport, Haftpflicht und Cyber haben je eigene Fragen.

Beratungsprotokoll

Empfehlung mit Begründung. Die Begründung ist im PDF hervorgehoben, weil sie ein Pflichtfeld des Protokolls ist.

Beratungsverzicht

Verzichtet der Kunde, werden Verzichtserklärung und Belehrung dokumentiert. Dafür gelten andere Pflichtangaben als bei einer Empfehlung.

Vom Entwurf zur archivierten Beratung

  • Eine Prüfung der Pflichtangaben entscheidet, wann eine Beratung als abgeschlossen gilt
  • Abschließen ist eine bewusste Aktion: Erst nach Vollständigkeitsprüfung und Bestätigung wird festgeschrieben
  • Abgeschlossene Beratungen sind schreibgeschützt und können während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden
  • Das Aufbewahrungsdatum (sieben Jahre) wird im Datensatz selbst geführt
  • Drei PDFs (Erstinformation, Bedarf, Protokoll) werden erzeugt, heruntergeladen und als Kundendokument archiviert
  • Markt Österreich oder Deutschland bestimmt Bezeichnungen und Rechtsverweise in den Dokumenten

Maklerauftrag und Vollmacht verwalten

  • Maklerauftrag und Vollmacht als Datensatz mit Status: Entwurf, versendet, unterschrieben, widerrufen — dazu abgelaufen, wenn die Gültigkeit überschritten ist
  • Umfang der Vollmacht frei formulierbar, abweichender Vollmachtgeber möglich, Vollmachts-PDF aus Maklerprofil und Kundendaten
  • Übersicht mit Kennzahlen zu aktiven, offenen und abgelaufenen Vollmachten und einer Sicht auf Kunden ohne aktive Vollmacht

Maklervollmacht digital unterschreiben

Der Kunde braucht kein Konto: Er öffnet den Link, unterschreibt auf dem Bildschirm und fertig.

  • Der Makler erzeugt einen persönlichen Einmal-Link; er ist 30 Tage gültig und lässt sich per E-Mail senden oder kopieren
  • Der Unterzeichner zeichnet seine Unterschrift oder tippt sie und bestätigt ausdrücklich seine Einwilligung
  • Abgelaufene, widerrufene und bereits genutzte Links werden abgelehnt
  • Festgehalten werden Unterschriftsbild, Zeitpunkt, IP-Adresse, Methode (gezeichnet oder getippt) und die SHA-256-Prüfsumme des versiegelten PDFs; das Unterschriftsbild wird unverändert aufbewahrt
  • Danach sieht der Unterzeichner eine Bestätigung; eine Kopie als PDF für ihn und eine E-Mail an den Makler werden verschickt, und ob der Versand gelang, steht als Eintrag in der Akte

Was tranmaris hier nicht tut

  • Keine Rechtsberatung: tranmaris dokumentiert, was der Makler erfasst. Ob eine Beratung im Einzelfall ausreicht, entscheidet nicht die Software.
  • Die Rechtsverweise in den Textbausteinen sind laut Programmcode anwaltlich zu bestätigen, bevor ein Haus sie einsetzt.
  • Die digitale Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS, keine qualifizierte. Ob sie für Ihren Fall genügt, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
  • Das Informationsblatt zum Versicherungsprodukt (IPID) ist Pflicht des Versicherers. tranmaris führt nur den Nachweis der Übergabe.
  • Die Dokumente nutzen die Daten des Maklerprofils. Ohne Firmenname im Profil sind die Erstinformations-Schaltflächen gesperrt.

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Stand: 26. Oktober 2026 · NEPTIQ Software Solutions